Você ainda usa assinaturas manuais nos seus contratos? Já imaginou simplificar o processo e torná-lo mais profissional com assinaturas eletrônicas diretamente no Google Docs? Neste guia, vou te mostrar como funciona essa funcionalidade prática e eficiente, perfeita para negócios.
O que é a Assinatura Eletrônica no Google Docs?
O Google Workspace oferece um recurso integrado no Google Docs que permite solicitar assinaturas eletrônicas em documentos, como contratos e termos de serviço. Essa funcionalidade transforma o processo de coleta de assinaturas em algo rápido, seguro e prático.
Passo a Passo: Como Usar a Assinatura Eletrônica
- Prepare o Documento
- Abra o Google Docs e crie ou edite o documento que deseja enviar para assinatura.
- Inclua campos como “Assinatura do Contratante” e “Assinatura do Contratado” no local apropriado.
- Acesse a Ferramenta de Assinatura
- Vá em Ferramentas > Solicitar Assinatura Eletrônica.
- O Google abrirá um menu para configurar os campos de assinatura.
- Configure os Signatários
- Adicione os signatários, incluindo seus nomes e e-mails.
- Você pode incluir até 10 signatários por documento.
- Insira os Campos de Assinatura
- Defina onde cada signatário deverá preencher o nome, assinatura e data.
- Use cores diferentes para identificar os campos de cada pessoa.
- Envie o Documento
- Clique em Pedir Assinatura Eletrônica.
- O documento será convertido em PDF e enviado por e-mail para os signatários.
- Acompanhe o Processo
- O status de cada assinatura pode ser acompanhado no Google Drive ou no e-mail de confirmação.
- Caso necessário, é possível cancelar o envio e começar o processo novamente.
Funcionalidades Adicionais
- Trilha de Auditoria:
O documento final inclui um histórico detalhado, com informações como quem assinou, quando assinou e o status de envio. - Rejeição ou Cancelamento:
Os signatários podem rejeitar o documento, e o remetente pode cancelar o pedido a qualquer momento.
Termos e Condições
- Uso Comercial:
O recurso é destinado apenas para fins comerciais. Ele não deve ser utilizado para fins pessoais, familiares ou domésticos. - Validade Jurídica:
Embora o recurso seja confiável, usuários no Brasil devem verificar a compatibilidade com leis locais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e normas jurídicas.
Planos do Google Workspace com Assinatura Eletrônica
O recurso está disponível nos seguintes planos:
- Google Workspace Individual
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Starter, Standard e Plus
⚠️ Importante: Não está disponível no plano Business Starter.
A assinatura eletrônica no Google Docs é uma excelente ferramenta para empresas que buscam agilidade e praticidade. Apesar de algumas limitações em comparação a outras plataformas, ela é uma solução robusta para fins comerciais.
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